HEPLANO Rechnung — Datenschutzerklärung / Privacy Policy
Stand: 24. August 2026.
Verantwortlicher
HEPLANO
Inhaber: Jürgen Heuft
Heinrich-Heine-Str. 15
50389 Wesseling
Deutschland
Kontakt
E-Mail: dev@heplano.com
Datenverarbeitung im Überblick
HEPLANO Rechnung verarbeitet alle Daten — deine eigenen Unternehmensdaten, die von dir angelegten Kundendaten sowie sämtliche Rechnungsdaten — ausschließlich lokal auf deinem Gerät, in einer vollständig verschlüsselten Datenbank (AES-Verschlüsselung über SQLite3MultipleCiphers). Es gibt keine Cloud-Synchronisierung, keine Übertragung an einen eigenen Server und kein Tracking oder Analytics. HEPLANO Rechnung betreibt keinen eigenen Server.
Welche Daten werden verarbeitet
Deine eigenen Unternehmensdaten (Firmenname, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung, optional ein von dir ausgewähltes Firmenlogo), die Stammdaten der Kundinnen und Kunden, die du selbst in der App anlegst (Name, Anschrift, optional USt-IdNr., E-Mail, Telefon), sowie die von dir erstellten Rechnungen (Positionen, Beträge, Zahlungen). Für das optionale Firmenlogo greift die App auf deine Fotogalerie zu, wenn du diese Funktion nutzt.
Verantwortlichkeit für Kundendaten
Personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden, die du selbst in HEPLANO Rechnung erfasst und im Rahmen deiner eigenen Geschäftstätigkeit verarbeitest, verarbeitest du grundsätzlich als datenschutzrechtlich Verantwortlicher.
HEPLANO Rechnung speichert diese Daten ausschließlich lokal auf deinem Gerät. HEPLANO erhält keinen Zugriff auf die von dir in der App gespeicherten Kundendaten und verarbeitet diese nicht für eigene Zwecke.
Für diese konkrete lokale Verarbeitung besteht daher grundsätzlich keine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und keine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO.
Du bist selbst dafür verantwortlich, die datenschutzrechtlichen Anforderungen für die Verarbeitung der Daten deiner Kundinnen und Kunden einzuhalten. Dazu gehören insbesondere die Auswahl einer geeigneten Rechtsgrundlage, die Erfüllung der erforderlichen Informationspflichten sowie die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen.
Internetverbindung
HEPLANO Rechnung benötigt für seine Kernfunktionen (Kunden und Rechnungen verwalten, PDF/ZUGFeRD erzeugen, Backup erstellen) keine Internetverbindung und fragt dafür auch keine Internet-Berechtigung an. Die einzige Ausnahme ist der Kaufvorgang für das Premium-Abonnement, der direkt über Google Play Billing (bzw. auf iOS den Apple App Store) abgewickelt wird — dabei kommuniziert dein Gerät mit Google bzw. Apple, nicht mit HEPLANO.
Berechtigungen im Überblick
HEPLANO Rechnung fragt ausschließlich die Biometrie-Berechtigung an, und zwar nur, wenn du die optionale App-Sperre aktivierst. Es gibt keinen Zugriff auf Kamera, Mikrofon, Standort, Kontakte, Kalender oder SMS. Für das optionale Firmenlogo wählst du ein Bild über den systemeigenen Fotoauswahl-Dialog aus; auch das erfordert keine gesonderte, dauerhaft erteilte Berechtigung.
Sicherheit
HEPLANO Rechnung verschlüsselt die lokale Datenbank vollständig (AES-Verschlüsselung über SQLite3MultipleCiphers); der Schlüssel wird zufällig erzeugt und ausschließlich im sicheren Systemspeicher deines Geräts abgelegt (Android Keystore bzw. iOS Keychain). Die optionale App-Sperre (Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Geräte-PIN/ Muster) wird vollständig vom Betriebssystem durchgeführt — HEPLANO Rechnung erhält oder speichert dabei keine biometrischen Daten. Diese Maßnahmen schützen deine Daten wirksam, eine absolute Sicherheit vor jeder denkbaren Bedrohung kann jedoch keine Software garantieren.
Backup und Wiederherstellung
Backups erstellst ausschließlich du selbst — HEPLANO Rechnung legt nie automatisch ein Backup an. Jedes Backup wird verschlüsselt: entweder mit einem von dir vergebenen Passwort (Schlüsselableitung Argon2id, Verschlüsselung AES-256-GCM), wobei das Passwort selbst nie gespeichert wird, oder mit einem zufälligen, gerätegebundenen Schlüssel im sicheren Systemspeicher (dann nur auf demselben Gerät wiederherstellbar). Die Backup-Datei speichert die App nur dort, wo du sie über den systemeigenen Teilen-/Speichern-Dialog ablegst; sie wird nicht automatisch in eine Cloud hochgeladen.
Versand von Rechnungen
Wenn du eine Rechnung als PDF oder ZUGFeRD-Datei versendest, öffnet HEPLANO Rechnung den systemeigenen Teilen-Dialog deines Geräts — die Datei geht direkt an die App deiner Wahl (z. B. deine E-Mail-App oder einen Messenger). HEPLANO Rechnung betreibt dafür keinen eigenen Versanddienst und sieht den Inhalt der Übertragung zu keinem Zeitpunkt.
Premium-Abonnement
Das Premium-Abonnement (4,99 € monatlich oder 39,99 € jährlich) wird ausschließlich über Google Play Billing (bzw. auf iOS den Apple App Store) abgewickelt. Zahlungsdaten wie Kartendaten erhält oder speichert HEPLANO Rechnung zu keinem Zeitpunkt — diese verarbeiten ausschließlich Google bzw. Apple im Rahmen ihrer eigenen Datenschutzbestimmungen. HEPLANO Rechnung speichert lokal auf deinem Gerät lediglich, dass ein Abonnement besteht, sowie ein vom Store ausgestelltes Verifizierungs-Token, mit dem die App bei jedem Start und auf Wunsch beim manuellen "Käufe wiederherstellen" beim jeweiligen Store nachfragt, ob das Abonnement weiterhin aktiv ist. Dieses Token wird ausschließlich lokal für diese Prüfung verwendet und nie an einen HEPLANO-Server übertragen — HEPLANO betreibt keinen solchen Server.
Drittanbieter
HEPLANO Rechnung bindet keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Software ein — es gibt kein Analytics, kein Crash-Reporting an Dritte, kein Nutzer-Tracking und keine personalisierte Werbung. Der einzige externe Dienst, mit dem die App in Kontakt kommt, ist der Store, über den du HEPLANO Rechnung bezogen hast (Google Play bzw. Apple App Store) — ausschließlich für den Premium-Kauf und dessen Wiederherstellung.
Löschung
Kundinnen und Kunden kannst du archivieren; das entfernt sie aus der aktiven Liste, ohne bereits erstellte Rechnungen ungültig zu machen. Eine finalisierte Rechnung kann aus steuerrechtlichen Gründen (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit) nicht frei gelöscht werden. Zusätzlich schützt HEPLANO Rechnung finalisierte Rechnungen technisch für einen Zeitraum von zehn Jahren vor einer endgültigen Löschung; erst danach bietet die App eine manuelle Funktion, mit der du sie endgültig entfernen kannst. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können je nach Unterlagenart unterschiedlich sein — diese technische Schutzfrist stellt keine Aussage darüber dar, dass jede Rechnung gesetzlich exakt zehn Jahre aufzubewahren ist; du bist selbst dafür verantwortlich, deine eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Das Recht auf Löschung kann insoweit eingeschränkt sein, als gesetzliche Aufbewahrungs- oder sonstige gesetzliche Pflichten bestehen bzw. eine Ausnahme nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO greift. Da HEPLANO Rechnung keine eigenen Server betreibt, existieren außerhalb deines Geräts keine weiteren Kopien deiner Daten. Beim Deinstallieren der App entfernt dein Betriebssystem sämtliche lokal gespeicherten App-Daten.
Aufbewahrung
Über die genannte technische Schutzfrist für finalisierte Rechnungen hinaus legt HEPLANO Rechnung keine eigenen Aufbewahrungsfristen fest. Da alle Daten lokal bei dir gespeichert sind, entscheidest du selbst, wie lange du sie darüber hinaus behältst.
Deine Rechte
Dir stehen die üblichen datenschutzrechtlichen Rechte zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie Datenübertragbarkeit, soweit im konkreten Fall anwendbar (zur Einschränkung des Löschrechts bei finalisierten Rechnungen siehe oben). Da HEPLANO Rechnung deine Daten ausschließlich lokal speichert und keinen eigenen Server betreibt, kannst du die meisten dieser Rechte direkt selbst über die App ausüben. Für Anfragen, die du nicht selbst erledigen kannst, erreichst du uns über die oben genannten Kontaktdaten. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Minderjährige
HEPLANO Rechnung richtet sich an gewerbliche Nutzerinnen und Nutzer (Einzelunternehmer) und ist nicht gezielt an Kinder gerichtet.
Internationale Nutzung
Diese Datenschutzerklärung orientiert sich an den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO); für die Nutzung außerhalb der EU können zusätzlich lokale Vorschriften gelten, die hier nicht im Einzelnen dargestellt werden. Diese Erklärung liegt aktuell auf Deutsch und Englisch vor.
Last updated: August 24, 2026.
Data controller
HEPLANO
Owner: Jürgen Heuft
Heinrich-Heine-Str. 15
50389 Wesseling
Germany
Contact
Email: dev@heplano.com
Data processing at a glance
HEPLANO Rechnung processes all data — your own business data, the customer records you create, and all invoice data — exclusively on your device, in a fully encrypted database (AES encryption via SQLite3MultipleCiphers). There is no cloud sync, no transmission to a server of our own, and no tracking or analytics. HEPLANO Rechnung does not operate its own server.
What data is processed
Your own business data (company name, address, tax number or VAT ID, bank details, optionally a company logo you select), the master data of the customers you create in the app yourself (name, address, optionally VAT ID, email, phone), and the invoices you create (line items, amounts, payments). For the optional company logo, the app accesses your photo library if you use that feature.
Responsibility for customer data
For personal data of customers that you enter into HEPLANO Rechnung yourself and process as part of your own business activity, you are generally the data controller under data protection law.
HEPLANO Rechnung stores this data exclusively locally on your device. HEPLANO does not gain access to the customer data you store in the app and does not process it for its own purposes.
Accordingly, this specific local processing generally does not involve data processing under Art. 28 GDPR or joint controllership under Art. 26 GDPR.
You are responsible yourself for meeting the data protection requirements for processing your customers' data. This includes in particular choosing a suitable legal basis, fulfilling the required information obligations, and upholding the rights of the data subjects.
Internet connection
HEPLANO Rechnung does not need an internet connection for its core functions (managing customers and invoices, generating PDF/ZUGFeRD files, creating backups) and does not request internet permission for that. The only exception is the purchase process for the Premium subscription, handled directly by Google Play Billing (or, on iOS, the Apple App Store) — during that step your device communicates with Google or Apple, not with HEPLANO.
Permissions at a glance
HEPLANO Rechnung only requests the biometrics permission, and only if you enable the optional app lock. There is no access to camera, microphone, location, contacts, calendar, or SMS. For the optional company logo you select an image via your device's own photo picker dialog; that also does not require a separately, permanently granted permission.
Security
HEPLANO Rechnung fully encrypts the local database (AES encryption via SQLite3MultipleCiphers); the key is generated randomly and stored exclusively in your device's secure system storage (Android Keystore or iOS Keychain). The optional app lock (fingerprint, face recognition, device PIN/pattern) is handled entirely by the operating system — HEPLANO Rechnung never receives or stores any biometric data. These measures effectively protect your data, though no software can guarantee absolute security against every conceivable threat.
Backup and restore
You create backups yourself — HEPLANO Rechnung never creates a backup automatically. Every backup is encrypted: either with a password you choose (key derivation via Argon2id, encryption via AES-256-GCM), where the password itself is never stored, or with a random, device-bound key stored in secure system storage (restorable only on the same device in that case). The app only stores the backup file wherever you save it via the system's own share/save dialog; it is not uploaded to any cloud automatically.
Sending invoices
When you send an invoice as a PDF or ZUGFeRD file, HEPLANO Rechnung opens your device's own share dialog — the file goes directly to the app of your choice (e.g. your email app or a messenger). HEPLANO Rechnung does not operate its own delivery service for this and never sees the content of the transmission.
Premium subscription
The Premium subscription (€4.99 monthly or €39.99 yearly) is handled exclusively via Google Play Billing (or, on iOS, the Apple App Store). HEPLANO Rechnung never receives or stores payment data such as card details — this is processed exclusively by Google or Apple under their own respective privacy policies. HEPLANO Rechnung only stores locally on your device that a subscription exists, along with a verification token issued by the store, which the app uses at every app start and, on request, via the manual "restore purchases" action, to ask the respective store whether the subscription is still active. This token is used exclusively for that local check and is never transmitted to a HEPLANO server — HEPLANO does not operate one.
Third parties
HEPLANO Rechnung does not integrate any analytics, tracking, or advertising software — there is no analytics, no crash reporting to third parties, no user tracking, and no personalized advertising. The only external service the app communicates with is the store you obtained HEPLANO Rechnung from (Google Play or the Apple App Store) — solely for the Premium purchase and restoring it.
Deletion
You can archive customers; this removes them from the active list without invalidating invoices already created for them. For tax-law reasons (immutability, traceability), a finalized invoice cannot be freely deleted. In addition, HEPLANO Rechnung technically protects finalized invoices against permanent deletion for a period of ten years; only after that does the app provide a manual function to permanently remove them. Statutory retention obligations can vary depending on the type of document — this technical retention period is not a statement that every invoice must legally be kept for exactly ten years; you remain responsible yourself for complying with your own statutory retention obligations. The right to erasure may be limited to the extent statutory retention or other legal obligations apply, or an exception under Art. 17(3) GDPR applies. Since HEPLANO Rechnung does not operate its own servers, no further copies of your data exist outside your device. Uninstalling the app removes all locally stored app data via your operating system.
Retention
Beyond the technical retention period for finalized invoices mentioned above, HEPLANO Rechnung does not impose its own retention periods. Since all data is stored locally by you, you decide how long to keep it beyond that.
Your rights
You have the usual data protection rights: access, rectification, erasure, restriction of processing, objection, and data portability, to the extent applicable in your specific case (see above for the limitation on the right to erasure for finalized invoices). Since HEPLANO Rechnung stores your data exclusively locally on your device and does not operate its own server, you can exercise most of these rights directly within the app yourself. For requests you cannot handle yourself, you can reach us using the contact details above. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.
Minors
HEPLANO Rechnung is aimed at professional users (sole proprietors) and is not specifically directed at children.
International use
This privacy notice is based on the requirements of the EU General Data Protection Regulation (GDPR); additional local rules may apply for use outside the EU that are not covered here in detail. This notice is currently available in German and English.