ZUGFeRD nedir?
ZUGFeRD (Factur-X olarak da bilinir), alışılmış bir PDF faturasını Avrupa standardı EN16931'e göre gömülü bir XML dosyasıyla birleştirir. Alıcı PDF'yi her zamanki gibi açıp okuyabilir, muhasebe yazılımı ise aynı anda gömülü verileri otomatik olarak okuyup işleyebilir.
ZUGFeRD mi, XRechnung mu?
| Özellik | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | Gömülü XML içeren PDF | Saf XML, PDF yok |
| İnsan tarafından okunabilir | Evet, doğrudan PDF olarak | Hayır, yalnızca özel yazılımla |
| Tipik kullanım | Şirketler arası B2B ilişkiler | Almanya'daki kamu kurumlarına faturalar (B2G) |
Almanya'da kamu kurumlarına kesilen faturalar için genellikle XRechnung istenir; normal B2B ilişkilerinde çoğu iş müşterisi ZUGFeRD'i kabul eder, çünkü normal bir PDF fatura gibi açılabilir.
ZUGFeRD profillerine genel bakış
ZUGFeRD, yapılandırılmış veri kapsamı bakımından ayrılan birkaç profil içerir. Her üst profil, alttaki profilin tüm alanlarını da ayrıca içerir.
| Profil | İçerir | Uygunluk |
|---|---|---|
| MINIMUM | Yalnızca fatura referansı ve tutar | Yasal e-fatura yükümlülüğünü karşılamaz |
| BASIC | Başlık ve toplam verileri, kalem ayrıntıları olmadan | Biçimsel olarak geçerli, çoğu durum için çok sınırlı |
| EN 16931 | AB normunun tüm zorunlu alanları, fatura kalemleri dahil | Çoğu B2B faturası için önerilen standart |
| EXTENDED | Ek ayrıntı alanları, örn. birden fazla teslimat yeri veya farklılaştırılmış ödeme koşulları | Daha karmaşık iş süreçleri |
Çoğu zanaat işletmesi ve küçük işletme için EN 16931 profili doğru seçimdir: Gereksiz ek çaba olmadan yasal gereksinimleri tamamen karşılar.
E-fatura kimler düzenlemek zorunda?
B2B işlemlerinde e-fatura zorunluluğu Almanya’da kademeli olarak getirilmektedir: 2025’ten beri her işletme e-faturaları alabiliyor olmalıdır, 2027’den itibaren düzenleme zorunluluğu bir önceki yıl cirosu 800.000 €’nun üzerinde olan işletmeler için, 2028’den itibaren herkes için geçerlidir. §19 UStG kapsamındaki küçük işletmeler §34a UStDV uyarınca düzenlemekten kalıcı olarak muaftır, ancak aldıkları e-faturaları kabul edebilmelidir. Bu sayfa, kişisel durumunun bağlayıcı değerlendirmesi için vergi danışmanlığının yerini tutmaz.
ZUGFeRD faturası nasıl oluşturulur?
ZUGFeRD faturası bir PDF programında öylece elle oluşturulamaz – gömülü XML dosyası EN16931 yapısına tam olarak uymalıdır. Uygulamada üç yol vardır:
- ZUGFeRD dışa aktarımlı fatura veya muhasebe yazılımı: yaygın ve en güvenilir çözüm – PDF ve gömülü XML dışa aktarımda otomatik oluşur.
- Çevrimiçi dönüştürücüler: mevcut bir PDF faturayı sonradan dönüştürür, çoğunlukla XML alanları için elle veri girişiyle.
- Özel yazılım entegrasyonu: büyük şirketler ZUGFeRD’yi doğrudan ERP veya stok yönetim sistemlerine entegre eder.
Çoğu zanaat işletmesi için ilk yol en pratik olanıdır, çünkü fatura ve e-fatura biçimi tek adımda oluşur.
ZUGFeRD faturasını açma ve kontrol etme
ZUGFeRD faturası teknik olarak normal bir PDF dosyası olduğundan, herhangi bir PDF programıyla açılıp okunabilir. Gömülü XML dosyasının doğru ve norma uygun olup olmadığını kontrol etmek için ise özel bir denetim aracı gerekir: Ücretsiz çevrimiçi doğrulayıcılar gömülü XML’i okur ve EN16931’e göre tüm zorunlu alanların mevcut ve doğru biçimlendirilmiş olup olmadığını gösterir. İş ortaklarından gelecek soruları önlemek için ilk gerçek gönderimden önce böyle bir test yapmaya değer.
ZUGFeRD faturalarında tipik hatalar
- Yanlış profil seçimi: MINIMUM veya BASIC WL yasal e-fatura yükümlülüğü için yeterli değildir.
- ZUGFeRD’nin XRechnung ile karıştırılması: kurumlara (B2G) yönelik faturalar için genellikle ZUGFeRD değil, saf XRechnung biçimi istenir.
- Eksik veya yanlış vergi bilgileri: KDV kimlik numarası, vergi numarası veya küçük işletme açıklaması PDF’de görünse de yapılandırılmış XML’de eksiktir.
- Göndermeden önce kontrol edilmemesi: hatalı XML yapısı çoğu zaman ancak alıcıda, yazılımı dosyayı otomatik işleyemediğinde fark edilir.
Güncel durum: Eylül 2026.
