Какво е ZUGFeRD?
ZUGFeRD (известен още като Factur-X) комбинира обичайна PDF фактура с вграден XML файл по европейския стандарт EN16931. Получателят може да отвори и прочете PDF-а както обикновено, а неговият счетоводен софтуер може едновременно автоматично да прочете и обработи вградените данни.
ZUGFeRD или XRechnung?
| Характеристика | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Формат | PDF с вграден XML | чист XML, без PDF |
| Четим за хора | Да, директно като PDF | Не, само със специален софтуер |
| Типично приложение | B2B бизнес между фирми | Фактури към немски държавни институции (B2G) |
За фактури към публични възложители в Германия обикновено се изисква XRechnung; в нормалния B2B бизнес повечето бизнес клиенти приемат ZUGFeRD, защото може да се отваря като обикновена PDF фактура.
Профилите на ZUGFeRD накратко
ZUGFeRD познава няколко профила, които се различават по обема на структурираните данни. Всеки по-висок профил съдържа допълнително всички полета на по-ниския.
| Профил | Съдържа | Пригодност |
|---|---|---|
| MINIMUM | Само референция на фактурата и сума | Не изпълнява законовото задължение за е-фактура |
| BASIC | Данни за заглавната част и общи суми, без детайли по редове | Формално допустим, за повечето случаи твърде оскъден |
| EN 16931 | Всички задължителни полета на нормата на ЕС, включително редовете на фактурата | Препоръчван стандарт за повечето B2B фактури |
| EXTENDED | Допълнителни детайлни полета, напр. няколко места за доставка или диференцирани условия за плащане | По-сложни бизнес процеси |
За повечето занаятчийски фирми и дребни предприемачи профилът EN 16931 е правилният избор: той изпълнява напълно законовите изисквания без излишно допълнително усилие.
Кой трябва да издава е-фактури?
Задължението за е-фактури в B2B сектора се въвежда поетапно в Германия: от 2025 г. всяка фирма трябва да може да получава е-фактури, от 2027 г. задължението за издаване важи за фирми с над 800 000 € оборот през предходната година, от 2028 г. за всички. Дребните предприемачи по §19 UStG са трайно освободени от издаване по §34a UStDV, но трябва да могат да приемат получените е-фактури. Тази страница не замества данъчна консултация за обвързваща оценка на вашата индивидуална ситуация.
Как се създава ZUGFeRD фактура?
ZUGFeRD фактура не може просто да се направи ръчно в PDF програма – вграденият XML файл трябва точно да съответства на структурата EN16931. На практика има три пътя:
- Софтуер за фактуриране или счетоводство с ZUGFeRD експорт: обичайното и най-надеждно решение – PDF и вграденият XML се създават автоматично при експорта.
- Онлайн конвертори: преобразуват впоследствие съществуваща PDF фактура, най-често с ръчно въвеждане на данни за XML полетата.
- Индивидуална интеграция на софтуер: по-големите фирми включват ZUGFeRD директно в своята ERP или складова система.
За повечето занаятчийски фирми първият път е най-практичен, защото фактурата и форматът на е-фактурата се създават в една стъпка.
Отваряне и проверка на ZUGFeRD фактура
Тъй като ZUGFeRD фактурата технически е обикновен PDF файл, тя може да се отвори и прочете с всяка PDF програма. За да се провери дали вграденият XML файл е правилен и съответства на нормата, обаче е нужен специален инструмент: безплатни онлайн валидатори четат вградения XML и показват дали всички задължителни полета по EN16931 са налични и правилно форматирани. Преди първото реално изпращане такъв тест си струва, за да се избегнат запитвания от бизнес партньори.
Типични грешки при ZUGFeRD фактури
- Избран грешен профил: MINIMUM или BASIC WL не са достатъчни за законовото задължение за е-фактури.
- ZUGFeRD, объркан с XRechnung: за фактури към органи на властта (B2G) обикновено се изисква чист формат XRechnung, а не ZUGFeRD.
- Липсващи или грешни данъчни данни: ДДС номер, данъчен номер или указание за дребен предприемач липсват в структурирания XML, макар да се виждат в PDF.
- Без проверка преди изпращане: дефектна XML структура често се забелязва едва при получателя, когато неговият софтуер не може автоматично да обработи файла.
Актуално към: септември 2026 г.
