Hvad er ZUGFeRD?
ZUGFeRD (også kendt som Factur-X) kombinerer en velkendt PDF-faktura med en indlejret XML-fil efter den europæiske standard EN16931. Modtageren kan åbne og læse PDF'en som sædvanligt, mens dennes bogføringssoftware samtidig automatisk kan indlæse og behandle de indlejrede data.
ZUGFeRD eller XRechnung?
| Kendetegn | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF med indlejret XML | rent XML, ingen PDF |
| Menneskeligt læsbar | Ja, direkte som PDF | Nej, kun med særlig software |
| Typisk anvendelse | B2B-forretning mellem virksomheder | Fakturaer til tyske myndigheder (B2G) |
Til fakturaer til offentlige ordregivere i Tyskland kræves som regel XRechnung; i almindelig B2B-forretning accepterer de fleste erhvervskunder ZUGFeRD, fordi det kan åbnes som en normal PDF-faktura.
ZUGFeRD-profiler i overblik
ZUGFeRD har flere profiler, der adskiller sig i omfanget af strukturerede data. Hver højere profil indeholder desuden alle felter fra den underliggende.
| Profil | Indeholder | Egnethed |
|---|---|---|
| MINIMUM | Kun fakturareference og beløb | Opfylder ikke den lovpligtige e-fakturapligt |
| BASIC | Hoved- og sumdata, uden linjedetaljer | Formelt tilladt, for tyndt til de fleste tilfælde |
| EN 16931 | Alle obligatoriske felter i EU-standarden inkl. fakturalinjer | Anbefalet standard til de fleste B2B-fakturaer |
| EXTENDED | Yderligere detaljefelter, fx flere leveringssteder eller differentierede betalingsbetingelser | Mere komplekse forretningsprocesser |
For de fleste håndværksvirksomheder og små virksomheder er profilen EN 16931 det rigtige valg: Den opfylder de lovmæssige krav fuldt ud uden unødig ekstra indsats.
Hvem skal oprette e-fakturaer?
E-fakturapligten i B2B-forretninger indføres trinvis i Tyskland: Siden 2025 skal alle virksomheder kunne modtage e-fakturaer, fra 2027 gælder pligten til at udstede dem for virksomheder med mere end 800.000 € i omsætning året før, fra 2028 for alle. Små virksomheder efter §19 UStG er varigt fritaget for at udstede efter §34a UStDV, men skal kunne acceptere modtagne e-fakturaer. Denne side erstatter ikke skatterådgivning til en bindende vurdering af din individuelle situation.
Hvordan opretter man en ZUGFeRD-faktura?
En ZUGFeRD-faktura kan ikke bare laves manuelt i et PDF-program – den indlejrede XML-fil skal præcist svare til EN16931-strukturen. I praksis er der tre veje:
- Fakturerings- eller regnskabsprogram med ZUGFeRD-eksport: den gængse og mest pålidelige løsning – PDF og indlejret XML opstår automatisk ved eksport.
- Online-konvertere: omdanner efterfølgende en eksisterende PDF-faktura, som regel med manuel indtastning til XML-felterne.
- Individuel softwareintegration: større virksomheder integrerer ZUGFeRD direkte i deres ERP- eller varestyringssystem.
For de fleste håndværksvirksomheder er den første vej den mest praktiske, fordi faktura og e-fakturaformat opstår i ét trin.
Åbn og kontrollér en ZUGFeRD-faktura
Fordi en ZUGFeRD-faktura teknisk er en almindelig PDF-fil, kan den åbnes og læses med ethvert PDF-program. For at kontrollere, om den indlejrede XML-fil er korrekt og normkonform, kræves der dog et særligt kontrolværktøj: Gratis online-validatorer læser den indlejrede XML og viser, om alle obligatoriske felter efter EN16931 er til stede og korrekt formateret. Før den første reelle afsendelse er en sådan test umagen værd for at undgå forespørgsler fra forretningspartnere.
Typiske fejl ved ZUGFeRD-fakturaer
- Forkert profil valgt: MINIMUM eller BASIC WL er ikke nok til den lovpligtige e-fakturapligt.
- ZUGFeRD forvekslet med XRechnung: til fakturaer til myndigheder (B2G) kræves som regel rent XRechnung-format, ikke ZUGFeRD.
- Manglende eller forkerte skatteoplysninger: momsnummer, skattenummer eller henvisning til lille virksomhed mangler i den strukturerede XML, selvom de er synlige i PDF’en.
- Ingen kontrol før afsendelse: en fejlbehæftet XML-struktur opdages ofte først hos modtageren, når dennes software ikke kan behandle filen automatisk.
Status: september 2026.
