¿Qué es ZUGFeRD?
ZUGFeRD (también conocido como Factur-X) combina una factura en PDF habitual con un archivo XML incrustado que sigue el estándar europeo EN16931. El destinatario puede abrir y leer el PDF como de costumbre, mientras que su programa de contabilidad puede leer y procesar automáticamente los datos incrustados al mismo tiempo.
¿ZUGFeRD o XRechnung?
| Característica | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Formato | PDF con XML incrustado | XML puro, sin PDF |
| Legible por personas | Sí, directamente como PDF | No, solo con software especial |
| Uso típico | Operaciones B2B entre empresas | Facturas a organismos públicos alemanes (B2G) |
Para las facturas a entidades públicas en Alemania se suele exigir XRechnung; en el negocio B2B normal, la mayoría de los clientes empresariales aceptan ZUGFeRD, porque se abre como una factura en PDF normal.
Los perfiles ZUGFeRD de un vistazo
ZUGFeRD tiene varios perfiles que se diferencian en la cantidad de datos estructurados. Cada perfil superior contiene además todos los campos del inferior.
| Perfil | Contiene | Idoneidad |
|---|---|---|
| MINIMUM | Solo referencia de factura e importe | No cumple la obligación legal de factura electrónica |
| BASIC | Datos de cabecera y totales, sin detalle de líneas | Formalmente admisible, escaso para la mayoría de los casos |
| EN 16931 | Todos los campos obligatorios de la norma de la UE, incl. líneas de factura | Estándar recomendado para la mayoría de las facturas B2B |
| EXTENDED | Campos de detalle adicionales, p. ej. varios lugares de entrega o condiciones de pago diferenciadas | Procesos comerciales más complejos |
Para la mayoría de los oficios y pequeños empresarios, el perfil EN 16931 es la elección correcta: cumple por completo los requisitos legales sin esfuerzo adicional innecesario.
¿Quién debe crear facturas electrónicas?
La obligación de factura electrónica en el negocio B2B se introduce por fases en Alemania: desde 2025 toda empresa debe poder recibir facturas electrónicas, desde 2027 rige la obligación de emitirlas para empresas con más de 800.000 € de facturación del año anterior y desde 2028 para todas. Los pequeños empresarios según el §19 UStG están exentos de forma permanente de emitirlas conforme al §34a UStDV, pero deben poder aceptar las facturas electrónicas recibidas. Esta página no sustituye el asesoramiento fiscal para valorar de forma vinculante tu situación individual.
¿Cómo se crea una factura ZUGFeRD?
Una factura ZUGFeRD no se puede generar simplemente a mano en un programa de PDF: el archivo XML incrustado debe corresponder exactamente a la estructura EN16931. En la práctica hay tres vías:
- Software de facturación o contabilidad con exportación ZUGFeRD: la solución habitual y más fiable: el PDF y el XML incrustado se generan automáticamente al exportar la factura.
- Convertidores en línea: convierten a posteriori una factura en PDF existente, normalmente con introducción manual de datos para los campos XML.
- Integración de software a medida: las empresas grandes integran ZUGFeRD directamente en su sistema ERP o de gestión.
Para la mayoría de los oficios la primera vía es la más práctica, porque la factura y el formato de factura electrónica se generan en un solo paso.
Abrir y comprobar una factura ZUGFeRD
Como una factura ZUGFeRD es técnicamente un archivo PDF normal, se puede abrir y leer con cualquier programa de PDF. Para comprobar si el XML incrustado es correcto y conforme a la norma se necesita, en cambio, una herramienta de validación específica: los validadores en línea gratuitos leen el XML incrustado y muestran si todos los campos obligatorios según EN16931 están presentes y bien formateados. Antes del primer envío productivo conviene hacer esta prueba para evitar consultas de los socios comerciales.
Errores típicos en facturas ZUGFeRD
- Perfil equivocado: MINIMUM o BASIC WL no bastan para la obligación legal de factura electrónica.
- Confundir ZUGFeRD con XRechnung: para facturas a organismos públicos (B2G) normalmente se exige el formato XRechnung puro, no ZUGFeRD.
- Datos fiscales ausentes o incorrectos: faltan el NIF-IVA, el número fiscal o la mención de pequeño empresario en el XML estructurado, aunque se vean en el PDF.
- Sin comprobación antes del envío: una estructura XML defectuosa suele notarse solo en el destinatario, cuando su software no puede procesar el archivo automáticamente.
Fecha de referencia: septiembre de 2026.
