Što je ZUGFeRD?
ZUGFeRD (poznat i kao Factur-X) kombinira uobičajen PDF račun s ugrađenom XML datotekom prema europskom standardu EN16931. Primatelj može PDF otvoriti i pročitati kao i inače, a njegov knjigovodstveni softver istovremeno može automatski učitati i obraditi ugrađene podatke.
ZUGFeRD ili XRechnung?
| Značajka | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF s ugrađenim XML-om | čisti XML, bez PDF-a |
| Čitljivo za ljude | Da, izravno kao PDF | Ne, samo uz poseban softver |
| Tipična primjena | B2B poslovanje između tvrtki | Računi njemačkim tijelima javne vlasti (B2G) |
Za račune javnim naručiteljima u Njemačkoj obično se zahtijeva XRechnung; u uobičajenom B2B poslovanju većina poslovnih klijenata prihvaća ZUGFeRD, jer se otvara kao običan PDF račun.
ZUGFeRD profili ukratko
ZUGFeRD poznaje više profila koji se razlikuju po opsegu strukturiranih podataka. Svaki viši profil sadrži dodatno sva polja nižeg.
| Profil | Sadrži | Prikladnost |
|---|---|---|
| MINIMUM | Samo referencu računa i iznos | Ne ispunjava zakonsku obvezu e-računa |
| BASIC | Podatke zaglavlja i zbrojeve, bez detalja stavki | Formalno dopušten, za većinu slučajeva prekratak |
| EN 16931 | Sva obvezna polja EU norme uključujući stavke računa | Preporučeni standard za većinu B2B računa |
| EXTENDED | Dodatna detaljna polja, npr. više mjesta isporuke ili diferencirani uvjeti plaćanja | Složeniji poslovni procesi |
Za većinu obrtničkih tvrtki i malih poduzetnika profil EN 16931 je pravi izbor: u potpunosti ispunjava zakonske zahtjeve bez nepotrebnog dodatnog napora.
Tko mora izdavati e-račune?
Obveza e-računa u B2B poslovanju u Njemačkoj uvodi se postupno: od 2025. svaka tvrtka mora moći primati e-račune, od 2027. obveza izdavanja vrijedi za tvrtke s više od 800.000 € prometa u prethodnoj godini, od 2028. za sve. Mali poduzetnici prema §19 UStG trajno su oslobođeni izdavanja prema §34a UStDV, ali moraju moći prihvaćati primljene e-račune. Ova stranica ne zamjenjuje porezno savjetovanje za obvezujuću procjenu tvoje individualne situacije.
Kako izraditi ZUGFeRD račun?
ZUGFeRD račun ne može se jednostavno ručno izraditi u PDF programu – ugrađena XML datoteka mora točno odgovarati strukturi EN16931. U praksi postoje tri puta:
- Softver za izdavanje računa ili knjigovodstvo s ZUGFeRD izvozom: uobičajeno i najpouzdanije rješenje – PDF i ugrađeni XML nastaju automatski pri izvozu.
- Online konverteri: naknadno pretvaraju postojeći PDF račun, najčešće uz ručni unos podataka za XML polja.
- Individualna integracija softvera: veće tvrtke uključuju ZUGFeRD izravno u svoj ERP ili sustav za robno poslovanje.
Za većinu obrtničkih tvrtki prvi je put najpraktičniji, jer račun i format e-računa nastaju u jednom koraku.
Otvaranje i provjera ZUGFeRD računa
Budući da je ZUGFeRD račun tehnički obična PDF datoteka, može se otvoriti i pročitati bilo kojim PDF programom. Za provjeru je li ugrađena XML datoteka ispravna i usklađena s normom potreban je ipak poseban alat: besplatni online validatori čitaju ugrađeni XML i pokazuju jesu li sva obvezna polja prema EN16931 prisutna i ispravno formatirana. Prije prvog stvarnog slanja takav test se isplati kako bi se izbjegli upiti poslovnih partnera.
Tipične pogreške kod ZUGFeRD računa
- Odabran pogrešan profil: MINIMUM ili BASIC WL nisu dovoljni za zakonsku obvezu e-računa.
- ZUGFeRD zamijenjen s XRechnung: za račune tijelima javne vlasti (B2G) obično se traži čisti XRechnung format, a ne ZUGFeRD.
- Nedostajući ili pogrešni porezni podaci: PDV ID, porezni broj ili napomena za male poduzetnike nedostaju u strukturiranom XML-u, iako su vidljivi u PDF-u.
- Bez provjere prije slanja: neispravna XML struktura često se primijeti tek kod primatelja, kad njegov softver ne može automatski obraditi datoteku.
Stanje: rujan 2026.
