Cos'è ZUGFeRD?
ZUGFeRD (conosciuto anche come Factur-X) combina una consueta fattura PDF con un file XML incorporato secondo lo standard europeo EN16931. Il destinatario può aprire e leggere il PDF come di consueto, mentre il suo software di contabilità può contemporaneamente leggere ed elaborare automaticamente i dati incorporati.
ZUGFeRD o XRechnung?
| Caratteristica | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Formato | PDF con XML incorporato | solo XML, nessun PDF |
| Leggibile dall'uomo | Sì, direttamente come PDF | No, solo con software specifico |
| Uso tipico | Rapporti B2B tra aziende | Fatture alla pubblica amministrazione tedesca (B2G) |
Per le fatture agli enti pubblici in Germania viene richiesto solitamente XRechnung; nel normale rapporto B2B, la maggior parte dei clienti aziendali accetta ZUGFeRD, perché si apre come una normale fattura PDF.
I profili ZUGFeRD in sintesi
ZUGFeRD prevede diversi profili che si distinguono per la quantità di dati strutturati. Ogni profilo superiore contiene in più tutti i campi di quello inferiore.
| Profilo | Contiene | Idoneità |
|---|---|---|
| MINIMUM | Solo riferimento della fattura e importo | Non soddisfa l’obbligo legale di fatturazione elettronica |
| BASIC | Dati di intestazione e totali, senza dettaglio delle righe | Formalmente ammesso, troppo scarno nella maggior parte dei casi |
| EN 16931 | Tutti i campi obbligatori della norma UE, incl. righe di fattura | Standard consigliato per la maggior parte delle fatture B2B |
| EXTENDED | Campi di dettaglio aggiuntivi, ad es. più luoghi di consegna o condizioni di pagamento differenziate | Processi commerciali più complessi |
Per la maggior parte delle imprese artigiane e dei piccoli imprenditori il profilo EN 16931 è la scelta giusta: soddisfa pienamente i requisiti di legge senza inutile lavoro aggiuntivo.
Chi deve emettere fatture elettroniche?
L’obbligo di fatturazione elettronica nel B2B viene introdotto per fasi in Germania: dal 2025 ogni impresa deve poter ricevere fatture elettroniche, dal 2027 l’obbligo di emissione vale per le imprese con più di 800.000 € di fatturato dell’anno precedente, dal 2028 per tutte. I piccoli imprenditori ai sensi del §19 UStG sono esentati in modo permanente dall’emissione in base al §34a UStDV, ma devono poter accettare le fatture elettroniche ricevute. Questa pagina non sostituisce la consulenza fiscale per una valutazione vincolante della tua situazione individuale.
Come si crea una fattura ZUGFeRD?
Una fattura ZUGFeRD non si crea semplicemente a mano in un programma PDF: il file XML incorporato deve corrispondere esattamente alla struttura EN16931. In pratica ci sono tre strade:
- Software di fatturazione o contabilità con esportazione ZUGFeRD: la soluzione consueta e più affidabile – PDF e XML incorporato vengono creati automaticamente all’esportazione.
- Convertitori online: trasformano a posteriori una fattura PDF esistente, di solito con inserimento manuale dei dati per i campi XML.
- Integrazione software personalizzata: le imprese più grandi integrano ZUGFeRD direttamente nel proprio sistema ERP o gestionale.
Per la maggior parte delle imprese artigiane la prima strada è la più pratica, perché fattura e formato di fattura elettronica nascono in un solo passaggio.
Aprire e verificare una fattura ZUGFeRD
Poiché una fattura ZUGFeRD è tecnicamente un normale file PDF, può essere aperta e letta con qualsiasi programma PDF. Per verificare invece se il file XML incorporato è corretto e conforme alla norma serve uno strumento di validazione specifico: i validatori online gratuiti leggono l’XML incorporato e mostrano se tutti i campi obbligatori secondo EN16931 sono presenti e formattati correttamente. Prima del primo invio reale vale la pena fare questo test per evitare richieste dei partner commerciali.
Errori tipici nelle fatture ZUGFeRD
- Profilo sbagliato: MINIMUM o BASIC WL non bastano per l’obbligo legale di fatturazione elettronica.
- ZUGFeRD confuso con XRechnung: per le fatture alle pubbliche amministrazioni (B2G) di norma si richiede il formato XRechnung puro, non ZUGFeRD.
- Dati fiscali mancanti o errati: partita IVA, codice fiscale o dicitura di piccolo imprenditore mancano nell’XML strutturato, anche se sono visibili nel PDF.
- Nessun controllo prima dell’invio: una struttura XML errata spesso emerge solo presso il destinatario, quando il suo software non riesce a elaborare automaticamente il file.
Aggiornato a: settembre 2026.
