Hva er ZUGFeRD?
ZUGFeRD (også kjent som Factur-X) kombinerer en vanlig PDF-faktura med en innebygd XML-fil etter den europeiske standarden EN16931. Mottakeren kan åpne og lese PDF-en som vanlig, mens regnskapsprogramvaren samtidig kan lese inn og behandle de innebygde dataene automatisk.
ZUGFeRD eller XRechnung?
| Egenskap | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF med innebygd XML | rent XML, ingen PDF |
| Lesbart for mennesker | Ja, direkte som PDF | Nei, bare med spesiell programvare |
| Typisk bruk | B2B-virksomhet mellom bedrifter | Fakturaer til tyske myndigheter (B2G) |
For fakturaer til offentlige oppdragsgivere i Tyskland kreves som regel XRechnung; i vanlig B2B-virksomhet godtar de fleste bedriftskunder ZUGFeRD, fordi den kan åpnes som en vanlig PDF-faktura.
ZUGFeRD-profiler i oversikt
ZUGFeRD har flere profiler som skiller seg i omfanget av strukturerte data. Hver høyere profil inneholder i tillegg alle feltene i den underliggende.
| Profil | Inneholder | Egnethet |
|---|---|---|
| MINIMUM | Bare fakturareferanse og beløp | Oppfyller ikke den lovpålagte e-fakturaplikten |
| BASIC | Hoved- og sumdata, uten linjedetaljer | Formelt tillatt, for tynn for de fleste tilfeller |
| EN 16931 | Alle obligatoriske felter i EU-standarden inkl. fakturalinjer | Anbefalt standard for de fleste B2B-fakturaer |
| EXTENDED | Ekstra detaljfelter, for eksempel flere leveringssteder eller differensierte betalingsbetingelser | Mer komplekse forretningsprosesser |
For de fleste håndverksbedrifter og småbedrifter er profilen EN 16931 det riktige valget: Den oppfyller de lovmessige kravene fullt ut uten unødig ekstra innsats.
Hvem må opprette e-fakturaer?
E-fakturaplikten i B2B-virksomhet innføres trinnvis i Tyskland: Siden 2025 må alle virksomheter kunne motta e-fakturaer, fra 2027 gjelder plikten til å utstede dem for virksomheter med mer enn 800 000 € i omsetning året før, fra 2028 for alle. Småbedrifter etter §19 UStG er varig fritatt for å utstede etter §34a UStDV, men må kunne godta mottatte e-fakturaer. Denne siden erstatter ikke skatterådgivning for en bindende vurdering av din individuelle situasjon.
Hvordan oppretter man en ZUGFeRD-faktura?
En ZUGFeRD-faktura kan ikke bare lages manuelt i et PDF-program – den innebygde XML-filen må samsvare nøyaktig med EN16931-strukturen. I praksis finnes det tre veier:
- Fakturerings- eller regnskapsprogram med ZUGFeRD-eksport: den vanlige og mest pålitelige løsningen – PDF og innebygd XML oppstår automatisk ved eksport.
- Nettbaserte konverterere: gjør i etterkant om en eksisterende PDF-faktura, som regel med manuell inntasting til XML-feltene.
- Individuell programvareintegrasjon: større bedrifter integrerer ZUGFeRD direkte i ERP- eller varehåndteringssystemet sitt.
For de fleste håndverksbedrifter er den første veien den mest praktiske, fordi faktura og e-fakturaformat oppstår i ett trinn.
Åpne og kontrollere en ZUGFeRD-faktura
Fordi en ZUGFeRD-faktura teknisk sett er en vanlig PDF-fil, kan den åpnes og leses med hvilket som helst PDF-program. For å kontrollere om den innebygde XML-filen er korrekt og normkonform trengs det derimot et eget kontrollverktøy: Gratis nettbaserte validatorer leser den innebygde XML-en og viser om alle obligatoriske felter etter EN16931 er til stede og riktig formatert. Før den første reelle utsendelsen er en slik test verdt det, for å unngå henvendelser fra forretningspartnere.
Typiske feil ved ZUGFeRD-fakturaer
- Feil profil valgt: MINIMUM eller BASIC WL er ikke nok til den lovpålagte e-fakturaplikten.
- ZUGFeRD forvekslet med XRechnung: for fakturaer til myndigheter (B2G) kreves som regel rent XRechnung-format, ikke ZUGFeRD.
- Manglende eller feil skatteopplysninger: mva.-nummer, skattenummer eller henvisning til småbedrift mangler i den strukturerte XML-en, selv om de er synlige i PDF-en.
- Ingen kontroll før utsendelse: en feilaktig XML-struktur oppdages ofte først hos mottakeren, når programvaren hans ikke kan behandle filen automatisk.
Sist oppdatert: september 2026.
