O que é o ZUGFeRD?
O ZUGFeRD (também conhecido como Factur-X) combina uma fatura em PDF habitual com um ficheiro XML incorporado segundo a norma europeia EN16931. O destinatário pode abrir e ler o PDF como habitualmente, enquanto o seu software de contabilidade pode, ao mesmo tempo, ler e processar automaticamente os dados incorporados.
ZUGFeRD ou XRechnung?
| Característica | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Formato | PDF com XML incorporado | XML puro, sem PDF |
| Legível por humanos | Sim, diretamente como PDF | Não, só com software especial |
| Uso típico | Negócio B2B entre empresas | Faturas a entidades públicas alemãs (B2G) |
Para faturas a entidades públicas na Alemanha, costuma ser exigida a XRechnung; no negócio B2B normal, a maioria dos clientes empresariais aceita o ZUGFeRD, porque este se abre como uma fatura em PDF normal.
Os perfis ZUGFeRD num relance
O ZUGFeRD tem vários perfis que se distinguem pela quantidade de dados estruturados. Cada perfil superior contém, além disso, todos os campos do inferior.
| Perfil | Contém | Adequação |
|---|---|---|
| MINIMUM | Apenas referência da fatura e montante | Não cumpre a obrigação legal de fatura eletrónica |
| BASIC | Dados de cabeçalho e totais, sem detalhe das linhas | Formalmente admissível, escasso para a maioria dos casos |
| EN 16931 | Todos os campos obrigatórios da norma da UE, incl. linhas da fatura | Padrão recomendado para a maioria das faturas B2B |
| EXTENDED | Campos de detalhe adicionais, p. ex. vários locais de entrega ou condições de pagamento diferenciadas | Processos comerciais mais complexos |
Para a maioria das empresas de ofícios e pequenos empresários, o perfil EN 16931 é a escolha certa: cumpre totalmente os requisitos legais sem esforço adicional desnecessário.
Quem tem de criar faturas eletrónicas?
A obrigação de fatura eletrónica no negócio B2B está a ser introduzida por fases na Alemanha: desde 2025 todas as empresas têm de poder receber faturas eletrónicas, a partir de 2027 aplica-se a obrigação de as emitir às empresas com mais de 800 000 € de volume de negócios no ano anterior, a partir de 2028 a todas. Os pequenos empresários ao abrigo do §19 UStG estão isentos de forma permanente da emissão nos termos do §34a UStDV, mas têm de poder aceitar as faturas eletrónicas recebidas. Esta página não substitui o aconselhamento fiscal para uma avaliação vinculativa da tua situação individual.
Como se cria uma fatura ZUGFeRD?
Uma fatura ZUGFeRD não se cria simplesmente à mão num programa de PDF: o ficheiro XML incorporado tem de corresponder exatamente à estrutura EN16931. Na prática, há três caminhos:
- Software de faturação ou contabilidade com exportação ZUGFeRD: a solução habitual e mais fiável – o PDF e o XML incorporado são criados automaticamente na exportação.
- Conversores online: convertem posteriormente uma fatura em PDF existente, normalmente com introdução manual de dados para os campos XML.
- Integração de software à medida: as empresas maiores integram o ZUGFeRD diretamente no seu sistema ERP ou de gestão comercial.
Para a maioria das empresas de ofícios, o primeiro caminho é o mais prático, porque a fatura e o formato de fatura eletrónica surgem num só passo.
Abrir e verificar uma fatura ZUGFeRD
Como uma fatura ZUGFeRD é tecnicamente um ficheiro PDF normal, pode ser aberta e lida com qualquer programa de PDF. Para verificar se o XML incorporado está correto e conforme à norma, é necessária porém uma ferramenta de validação específica: os validadores online gratuitos leem o XML incorporado e mostram se todos os campos obrigatórios segundo a EN16931 estão presentes e bem formatados. Antes do primeiro envio real vale a pena fazer este teste para evitar perguntas dos parceiros comerciais.
Erros típicos em faturas ZUGFeRD
- Perfil errado: MINIMUM ou BASIC WL não chegam para a obrigação legal de fatura eletrónica.
- ZUGFeRD confundido com XRechnung: para faturas a entidades públicas (B2G) exige-se, em regra, o formato XRechnung puro, não ZUGFeRD.
- Dados fiscais em falta ou errados: NIF de IVA, número fiscal ou menção de pequeno empresário não constam do XML estruturado, embora estejam visíveis no PDF.
- Sem verificação antes do envio: uma estrutura XML defeituosa só se nota muitas vezes no destinatário, quando o seu software não consegue processar automaticamente o ficheiro.
Situação em: setembro de 2026.
