Vad är ZUGFeRD?
ZUGFeRD (även känt som Factur-X) kombinerar en vanlig PDF-faktura med en inbäddad XML-fil enligt den europeiska standarden EN16931. Mottagaren kan öppna och läsa PDF:en som vanligt, samtidigt som deras bokföringsprogram automatiskt kan läsa in och bearbeta de inbäddade uppgifterna.
ZUGFeRD eller XRechnung?
| Egenskap | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF med inbäddad XML | ren XML, ingen PDF |
| Läsbar för människor | Ja, direkt som PDF | Nej, endast med särskild programvara |
| Typisk användning | B2B-affärer mellan företag | Fakturor till tyska myndigheter (B2G) |
För fakturor till offentliga upphandlare i Tyskland krävs oftast XRechnung; i vanliga B2B-affärer accepterar de flesta företagskunder ZUGFeRD, eftersom det kan öppnas som en vanlig PDF-faktura.
ZUGFeRD-profiler i överblick
ZUGFeRD har flera profiler som skiljer sig i omfattningen av strukturerade data. Varje högre profil innehåller dessutom alla fält i den underliggande.
| Profil | Innehåller | Lämplighet |
|---|---|---|
| MINIMUM | Bara fakturareferens och belopp | Uppfyller inte den lagstadgade e-fakturaplikten |
| BASIC | Huvud- och summadata, utan raddetaljer | Formellt tillåten, för snål för de flesta fall |
| EN 16931 | Alla obligatoriska fält i EU-standarden inkl. fakturarader | Rekommenderad standard för de flesta B2B-fakturor |
| EXTENDED | Ytterligare detaljfält, till exempel flera leveransplatser eller differentierade betalningsvillkor | Mer komplexa affärsprocesser |
För de flesta hantverksföretag och småföretagare är profilen EN 16931 rätt val: Den uppfyller lagkraven fullt ut utan onödig extra insats.
Vem måste skapa e-fakturor?
E-fakturaplikten i B2B-affärer införs stegvis i Tyskland: Sedan 2025 måste alla företag kunna ta emot e-fakturor, från 2027 gäller skyldigheten att utfärda dem för företag med mer än 800 000 € i omsättning föregående år, från 2028 för alla. Småföretagare enligt §19 UStG är permanent undantagna från att utfärda enligt §34a UStDV, men måste kunna ta emot mottagna e-fakturor. Den här sidan ersätter inte skatterådgivning för en bindande bedömning av din individuella situation.
Hur skapar man en ZUGFeRD-faktura?
En ZUGFeRD-faktura kan inte bara skapas manuellt i ett PDF-program – den inbäddade XML-filen måste exakt motsvara EN16931-strukturen. I praktiken finns det tre vägar:
- Fakturerings- eller bokföringsprogram med ZUGFeRD-export: den vanliga och mest pålitliga lösningen – PDF och inbäddad XML skapas automatiskt vid export.
- Onlinekonverterare: omvandlar i efterhand en befintlig PDF-faktura, oftast med manuell inmatning för XML-fälten.
- Individuell programvaruintegration: större företag integrerar ZUGFeRD direkt i sitt ERP- eller affärssystem.
För de flesta hantverksföretag är den första vägen den mest praktiska, eftersom faktura och e-fakturaformat skapas i ett steg.
Öppna och kontrollera en ZUGFeRD-faktura
Eftersom en ZUGFeRD-faktura tekniskt sett är en vanlig PDF-fil kan den öppnas och läsas med vilket PDF-program som helst. För att kontrollera om den inbäddade XML-filen är korrekt och normenlig behövs dock ett särskilt kontrollverktyg: Gratis onlinevalidatorer läser ut den inbäddade XML-filen och visar om alla obligatoriska fält enligt EN16931 finns och är korrekt formaterade. Före den första skarpa utskicket är ett sådant test värt det, för att undvika frågor från affärspartner.
Typiska fel i ZUGFeRD-fakturor
- Fel profil vald: MINIMUM eller BASIC WL räcker inte för den lagstadgade e-fakturaplikten.
- ZUGFeRD förväxlat med XRechnung: för fakturor till myndigheter (B2G) krävs som regel rent XRechnung-format, inte ZUGFeRD.
- Saknade eller felaktiga skatteuppgifter: momsregistreringsnummer, skattenummer eller hänvisning till småföretagare saknas i den strukturerade XML-filen, trots att de syns i PDF-filen.
- Ingen kontroll före utskick: en felaktig XML-struktur upptäcks ofta först hos mottagaren, när dennes programvara inte kan behandla filen automatiskt.
Uppdaterad: september 2026.
