Wat is ZUGFeRD?
ZUGFeRD (ook bekend als Factur-X) combineert een vertrouwde pdf-factuur met een ingebed XML-bestand volgens de Europese standaard EN16931. De ontvanger kan de pdf gewoon openen en lezen, terwijl diens boekhoudsoftware tegelijk de ingebedde gegevens automatisch kan inlezen en verwerken.
ZUGFeRD of XRechnung?
| Kenmerk | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Formaat | pdf met ingebed XML | puur XML, geen pdf |
| Menselijk leesbaar | Ja, direct als pdf | Nee, alleen met speciale software |
| Typisch gebruik | B2B-zaken tussen bedrijven | Facturen aan Duitse overheidsinstanties (B2G) |
Voor facturen aan overheidsopdrachtgevers in Duitsland wordt meestal XRechnung vereist; in normale B2B-handel accepteren de meeste zakelijke klanten ZUGFeRD, omdat het zich als een normale pdf-factuur laat openen.
De ZUGFeRD-profielen in een overzicht
ZUGFeRD kent meerdere profielen die verschillen in de hoeveelheid gestructureerde gegevens. Elk hoger profiel bevat bovendien alle velden van het onderliggende.
| Profiel | Bevat | Geschiktheid |
|---|---|---|
| MINIMUM | Alleen factuurverwijzing en bedrag | Voldoet niet aan de wettelijke e-factuurplicht |
| BASIC | Kop- en totaalgegevens, zonder regeldetails | Formeel toegestaan, voor de meeste gevallen te summier |
| EN 16931 | Alle verplichte velden van de EU-norm incl. factuurregels | Aanbevolen standaard voor de meeste B2B-facturen |
| EXTENDED | Extra detailvelden, bijv. meerdere leveradressen of gedifferentieerde betalingsvoorwaarden | Complexere bedrijfsprocessen |
Voor de meeste ambachtelijke bedrijven en kleine ondernemers is het profiel EN 16931 de juiste keuze: het voldoet volledig aan de wettelijke eisen zonder onnodige extra moeite.
Wie moet e-facturen maken?
De e-factuurplicht in het B2B-verkeer wordt in Duitsland gefaseerd ingevoerd: sinds 2025 moet elk bedrijf e-facturen kunnen ontvangen, vanaf 2027 geldt de plicht om ze uit te geven voor bedrijven met meer dan 800.000 € omzet in het voorgaande jaar, vanaf 2028 voor iedereen. Kleine ondernemers volgens §19 UStG zijn op grond van §34a UStDV blijvend vrijgesteld van het uitgeven, maar moeten ontvangen e-facturen kunnen accepteren. Deze pagina vervangt geen belastingadvies voor een bindende beoordeling van jouw situatie.
Hoe maak je een ZUGFeRD-factuur?
Een ZUGFeRD-factuur kun je niet zomaar handmatig in een pdf-programma maken – het ingebedde XML-bestand moet exact overeenkomen met de EN16931-structuur. In de praktijk zijn er drie wegen:
- Factuur- of boekhoudsoftware met ZUGFeRD-export: de gangbare en betrouwbaarste oplossing – pdf en ingebedde XML ontstaan automatisch bij het exporteren.
- Online-converters: zetten achteraf een bestaande pdf-factuur om, meestal met handmatige invoer voor de XML-velden.
- Maatwerk-koppeling: grotere bedrijven integreren ZUGFeRD rechtstreeks in hun ERP- of voorraadsysteem.
Voor de meeste ambachtelijke bedrijven is de eerste weg het praktischst, omdat factuur en e-factuurformaat in één stap ontstaan.
Een ZUGFeRD-factuur openen en controleren
Omdat een ZUGFeRD-factuur technisch een gewoon pdf-bestand is, is hij met elk pdf-programma te openen en te lezen. Om te controleren of het ingebedde XML-bestand correct en normconform is, heb je echter een speciaal controlehulpmiddel nodig: gratis online validators lezen de ingebedde XML uit en tonen of alle verplichte velden volgens EN16931 aanwezig en juist geformatteerd zijn. Vóór de eerste echte verzending loont zo’n test, om vragen van zakenpartners te vermijden.
Typische fouten bij ZUGFeRD-facturen
- Verkeerd profiel gekozen: MINIMUM of BASIC WL volstaan niet voor de wettelijke e-factuurplicht.
- ZUGFeRD verward met XRechnung: voor facturen aan overheden (B2G) wordt meestal puur XRechnung-formaat gevraagd, niet ZUGFeRD.
- Ontbrekende of foute belastinggegevens: btw-id, belastingnummer of kleine-ondernemersvermelding ontbreken in de gestructureerde XML, hoewel ze in de pdf zichtbaar zijn.
- Geen controle voor verzending: een foutieve XML-structuur valt vaak pas bij de ontvanger op, wanneer diens software het bestand niet automatisch kan verwerken.
Stand: september 2026.
