ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Was ZUGFeRD ist und wie es sich von XRechnung unterscheidet

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (auch als Factur-X bekannt) kombiniert eine gewohnte PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei nach dem europäischen Standard EN16931. Der Empfänger kann die PDF wie gewohnt öffnen und lesen, seine Buchhaltungssoftware kann gleichzeitig die eingebetteten Daten automatisch einlesen und verarbeiten.

Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) betreut. Ab Version 2.1 ist es technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland wird meist XRechnung verlangt; im normalen B2B-Geschäft akzeptieren die meisten Geschäftskunden ZUGFeRD, weil es sich wie eine normale PDF-Rechnung öffnen lässt.

Aufbau einer ZUGFeRD-Datei

Technisch besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus zwei Teilen in einer einzigen Datei:

• Sichtbarer Teil: eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, das die Rechnung wie gewohnt darstellt und das Einbetten von Anhängen erlaubt.
• Maschinenlesbarer Teil: eine eingebettete XML-Datei (ab ZUGFeRD 2.1 mit dem Dateinamen factur-x.xml, in Version 2.0 hieß sie noch zugferd-invoice.xml) im Cross-Industry-Invoice-Format (CII) nach EN 16931.

Beide Teile müssen inhaltlich übereinstimmen: Was im PDF steht, muss auch in der XML-Datei stehen. Bei Abweichungen ist nach Auffassung der Finanzverwaltung der XML-Teil maßgeblich, nicht die PDF-Darstellung. Das ist der Grund, warum sich das Format nicht per Hand in einem normalen PDF-Programm erzeugen lässt.

ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Jedes höhere Profil enthält zusätzlich alle Felder des darunterliegenden.

Für die meisten Handwerksbetriebe und Kleinunternehmer ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl: Es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen vollständig, ohne unnötigen Mehraufwand.

Wer muss E-Rechnungen erstellen?

Die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft wird in Deutschland stufenweise eingeführt: Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 gilt die Pflicht zum Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind nach §34a UStDV dauerhaft vom Ausstellen befreit, müssen aber empfangene E-Rechnungen annehmen können. Für die verbindliche Einordnung deiner individuellen Situation ersetzt diese Seite keine Steuerberatung.

Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich nicht einfach manuell in einem PDF-Programm erzeugen – die eingebettete XML-Datei muss exakt der EN16931-Struktur entsprechen. In der Praxis gibt es dafür drei Wege:

• Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware mit ZUGFeRD-Export: die gängige und zuverlässigste Lösung – PDF und eingebettetes XML entstehen automatisch beim Rechnungsexport.
• Online-Konverter: wandeln eine bestehende PDF-Rechnung nachträglich um, meist mit manueller Dateneingabe für die XML-Felder.
• Individuelle Softwareanbindung: größere Unternehmen binden ZUGFeRD direkt in ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem ein.

Für die meisten Handwerksbetriebe ist der erste Weg der praktikabelste, weil Rechnung und E-Rechnungsformat in einem Schritt entstehen.

Schritt für Schritt: ZUGFeRD-Rechnung erstellen

1. Software wählen: Ein Rechnungsprogramm, das ZUGFeRD im Profil EN 16931 (oder höher) exportiert.
2. Stammdaten vollständig pflegen: Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung und – falls zutreffend – den Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG hinterlegen.
3. Rechnung wie gewohnt schreiben: Leistungsbeschreibung, Menge, Preis und Steuersatz erfassen.
4. Als ZUGFeRD exportieren: Die Software erzeugt PDF und eingebettete XML in einem Schritt.
5. Datei prüfen: Mit einem Validator testen, ob die eingebettete XML vollständig und normkonform ist.
6. Versenden und archivieren: Die Datei unverändert per E-Mail senden und im Originalformat aufbewahren – ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie ersetzt die E-Rechnung nicht.

Worauf bei ZUGFeRD-Software achten

• Profil: Empfohlen ist der Export im Profil EN 16931 (in älteren Versionen „COMFORT“ genannt). MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht.
• Format-Version: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (oder Factur-X im EN-16931-Profil), nicht das alte ZUGFeRD 1.0.
• Kleinunternehmer-Hinweis: Der Hinweis nach §19 UStG muss auch in der strukturierten XML korrekt abgebildet werden.
• Datenhaltung: Wo werden Rechnungen gespeichert, und lassen sie sich als Datei exportieren und archivieren?
• Empfang: Wer E-Rechnungen empfangen muss, braucht zusätzlich eine Möglichkeit, die eingebettete XML auszulesen.

ZUGFeRD-Rechnung öffnen und prüfen

Weil eine ZUGFeRD-Rechnung technisch eine normale PDF-Datei ist, lässt sie sich mit jedem PDF-Programm öffnen und lesen. Um zu prüfen, ob die eingebettete XML-Datei korrekt und normkonform ist, braucht es dagegen ein spezielles Prüfwerkzeug: Kostenlose Online-Validatoren lesen die eingebettete XML aus und zeigen an, ob alle Pflichtfelder nach EN16931 vorhanden und korrekt formatiert sind. Vor dem ersten produktiven Versand lohnt sich ein solcher Test, um Rückfragen von Geschäftspartnern zu vermeiden.

Typische Fehler bei ZUGFeRD-Rechnungen

• Falsches Profil gewählt: MINIMUM oder BASIC WL reichen für die gesetzliche E-Rechnungspflicht nicht aus.
• ZUGFeRD mit XRechnung verwechselt: Für Rechnungen an Behörden (B2G) wird in der Regel reines XRechnung-Format verlangt, nicht ZUGFeRD.
• Fehlende oder falsche Steuerangaben: USt-IdNr., Steuernummer oder Kleinunternehmer-Hinweis fehlen in der strukturierten XML, obwohl sie im PDF sichtbar sind.
• Keine Prüfung vor dem Versand: Eine fehlerhafte XML-Struktur fällt oft erst beim Empfänger auf, wenn dessen Software die Datei nicht automatisiert verarbeiten kann.

Stand: September 2026.