ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Was ZUGFeRD ist und wie es sich von XRechnung unterscheidet

ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das eine strukturierte, maschinenlesbare XML-Datei direkt in eine normale PDF einbettet – lesbar für Menschen und Buchhaltungssoftware gleichermaßen.

Zuletzt aktualisiert am 12.09.2026

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (auch als Factur-X bekannt) kombiniert eine gewohnte PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei nach dem europäischen Standard EN16931. Der Empfänger kann die PDF wie gewohnt öffnen und lesen, seine Buchhaltungssoftware kann gleichzeitig die eingebetteten Daten automatisch einlesen und verarbeiten.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF mit eingebettetem XML	reines XML, keine PDF
Menschlich lesbar	Ja, direkt als PDF	Nein, nur mit spezieller Software
Typischer Einsatz	B2B-Geschäft zwischen Unternehmen	Rechnungen an deutsche Behörden (B2G)

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland wird meist XRechnung verlangt; im normalen B2B-Geschäft akzeptieren die meisten Geschäftskunden ZUGFeRD, weil es sich wie eine normale PDF-Rechnung öffnen lässt.

Wer muss E-Rechnungen erstellen?

Die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Kleinunternehmer sind von bestimmten Pflichten vorerst ausgenommen, müssen aber empfangene E-Rechnungen annehmen können. Für die verbindliche Einordnung deiner individuellen Situation ersetzt diese Seite keine Steuerberatung.

Stand: September 2026.

Nächster Schritt

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Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Ist ZUGFeRD eine normale PDF?

Ja. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine ganz normale PDF-Datei, die sich mit jedem PDF-Programm öffnen lässt – zusätzlich enthält sie eine eingebettete XML-Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann.

Kann ein Kleinunternehmer ZUGFeRD-Rechnungen erstellen?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer, nicht das Rechnungsformat. Auch Kleinunternehmer können ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und damit den korrekten Kleinunternehmer-Hinweis kombinieren.

Brauche ich für ZUGFeRD zusätzliche Software?

Nein, wenn deine Rechnungssoftware ZUGFeRD direkt unterstützt. HEPLANO Rechnung erzeugt die ZUGFeRD-Datei automatisch beim Export, ohne separates Programm.