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Handwerk & KleingewerbeRechnung schreiben als Kleinunternehmer und Kleingewerbe: Pflichtangaben und Hinweistext

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer und Kleingewerbe: Pflichtangaben und Hinweistext

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus – dafür braucht deine Rechnung einen bestimmten Pflichthinweis sowie alle sonst üblichen Pflichtangaben.

Zuletzt aktualisiert am 24.10.2026

Kurzantwort: So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus

Eine Rechnung als Kleinunternehmer enthält dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung, nur ohne Umsatzsteuer, dafür mit einem Hinweis auf §19 UStG. Zum Kopieren:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dazu gehören Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistungsbeschreibung und der Endbetrag. Details und ein Muster findest du unten.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

§19 UStG erlaubt Unternehmern mit geringem Umsatz, auf den Ausweis von Umsatzsteuer zu verzichten. Das vereinfacht die Buchhaltung, bedeutet aber auch, dass kein Vorsteuerabzug möglich ist. Ob die Regelung für dich gilt, hängt von deinem Vorjahresumsatz und deiner Umsatzprognose für das laufende Jahr ab – die Grenzwerte hat der Gesetzgeber zuletzt zum 1. Januar 2025 geändert: Der Vorjahresumsatz darf 25.000 Euro nicht überschreiten, im laufenden Jahr gilt eine Grenze von 100.000 Euro. Prüfe die aktuellen Werte vor der Anwendung beim Finanzamt oder bei deiner Steuerberatung.

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt Rechnungen schreiben?

Ja, in vielen Fällen. Leistest du an ein anderes Unternehmen, musst du auf Verlangen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Bei Arbeiten an einem Grundstück, etwa Handwerksleistungen am Haus, gilt das auch gegenüber Privatpersonen. Für andere Privatkunden besteht keine allgemeine Pflicht, aber eine Rechnung ist trotzdem sinnvoll, schon als Nachweis für deine Buchführung.

Kleingewerbe oder Kleinunternehmer: Was ist der Unterschied?

Ein Kleingewerbe beschreibt die Größe und Form deines Betriebs, etwa einen Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag. Die Kleinunternehmerregelung ist dagegen eine Steuerregel nach §19 UStG, die dich von der Umsatzsteuer befreit, solange dein Umsatz unter den Grenzen bleibt. Ein Kleingewerbe kann die Kleinunternehmerregelung anwenden, muss es aber nicht. Und auch andere Unternehmer können Kleinunternehmer sein. Der Hinweis auf der Rechnung hängt nur an der Kleinunternehmerregelung.

Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung

  • Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum und fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Leistung
  • Rechnungsbetrag (ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis)
  • Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG

Rechnung schreiben im Kleingewerbe: Schritt für Schritt

  1. Deinen Namen, deine Anschrift und die Steuernummer oben auf die Rechnung setzen.
  2. Name und Anschrift des Kunden ergänzen.
  3. Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben.
  4. Leistung mit Menge, Art und Leistungszeitraum beschreiben.
  5. Den Betrag ohne Umsatzsteuer angeben, also einen Endbetrag statt Netto und Brutto.
  6. Den Hinweis auf §19 UStG, deine Bankverbindung und das Zahlungsziel ergänzen.

Kleingewerbe ist dabei kein steuerlicher Begriff. Entscheidend ist, ob du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Nur dann gilt der Hinweis ohne Umsatzsteuer.

Wie lautet der Pflichthinweis?

Üblich ist eine Formulierung wie: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Der genaue Wortlaut ist gesetzlich nicht bis auf den Buchstaben festgelegt, muss aber unmissverständlich auf die Anwendung der Regelung hinweisen. Gängige Formulierungen sind:

  • „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.“
  • „Kleinunternehmer im Sinne von §19 UStG: Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer.“

Wichtig ist, dass auf der Rechnung kein Steuersatz und kein Steuerbetrag steht. Der Hinweis ersetzt beides.

Rechnung ohne Umsatzsteuer: Netto gleich Brutto

Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung gibt es nur einen Endbetrag. Du schreibst weder Nettobetrag noch Steuersatz noch Steuerbetrag hin, denn netto und brutto sind für deinen Kunden identisch. Eine Zeile wie „zzgl. 19 % MwSt.“ hat auf dieser Rechnung nichts zu suchen.

Rechnung bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag reicht eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Du brauchst dann weniger Angaben, etwa keine Anschrift des Kunden und keine fortlaufende Nummer, musst aber deinen Namen mit Anschrift, das Datum, die Leistung und den Hinweis nach §19 UStG weiterhin angeben.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Auch als Kleinunternehmer kannst du elektronische Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD-Format) erstellen und musst eingehende E-Rechnungen empfangen können. Zur Ausstellung einer E-Rechnung bist du als Kleinunternehmer dagegen nicht verpflichtet, eine Rechnung als PDF oder auf Papier bleibt für dich möglich. Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer, nicht das technische Rechnungsformat.

Rechnungsnummer: So vergibst du sie richtig

Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein. Üblich sind Nummern wie 2026-001, 2026-002 oder RE-0001. Du kannst jedes Jahr neu beginnen oder durchgehend weiterzählen. Wichtig ist nur, dass du dein System beibehältst und jede Nummer genau einmal vergibst. Eine stornierte Rechnung behältst du mit ihrer Nummer und kennzeichnest sie als storniert.

Steuernummer auf der Rechnung: Was gehört hin?

Auf jeder Rechnung muss entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen. Als Kleinunternehmer hast du in der Regel nur eine Steuernummer, die dir das Finanzamt zugeteilt hat. Du findest sie auf deinem Steuerbescheid oder im Schreiben zur steuerlichen Erfassung. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nur nötig, wenn du sie zum Beispiel für Geschäfte innerhalb der EU beantragt hast.

Rechnung als Subunternehmer schreiben

Auch als Subunternehmer schreibst du die Rechnung an deinen Auftraggeber nach denselben Regeln: alle Pflichtangaben plus der Hinweis auf §19 UStG, ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis. Bei Bauleistungen können Sonderregeln wie die Umkehr der Steuerschuldnerschaft eine Rolle spielen. Lass das vor der ersten Rechnung kurz mit deiner Steuerberatung klären.

Brauche ich eine Handelsregisternummer auf der Rechnung?

Als Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibender ohne Handelsregistereintrag hast du keine Handelsregisternummer und brauchst auch keine anzugeben. Sie ist keine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz. Für eingetragene Gesellschaften wie die GmbH gelten zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen.

Rechnungsmuster zum Ausfüllen

Eine Vorlage mit allen Feldern findest du im Rechnungsmuster für Kleinunternehmer und Kleingewerbe.

Diese Seite ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.

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Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung

Wie schreibe ich eine Rechnung im Kleingewerbe?

Mit Name und Anschrift beider Seiten, deiner Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Betrag ohne Umsatzsteuer. Dazu kommt der Hinweis auf §19 UStG, sofern du die Kleinunternehmerregelung anwendest.

Was ist der Unterschied zwischen Kleingewerbe und Kleinunternehmer?

Kleingewerbe beschreibt die Größe deines Betriebs, Kleinunternehmer ist die Steuerregel nach §19 UStG, die dich von der Umsatzsteuer befreit. Ein Kleingewerbe kann Kleinunternehmer sein, muss es aber nicht.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?

Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und muss stattdessen einen entsprechenden Pflichthinweis auf der Rechnung angeben.

Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?

Umsatzsteuer, die auf einer Kleinunternehmer-Rechnung fälschlich ausgewiesen wird, muss trotzdem ans Finanzamt abgeführt werden. Eine sorgfältige Rechnungssoftware verhindert diesen Fehler von vornherein.

Kann ich als Kleinunternehmer ins Ausland verkaufen?

Grundsätzlich ja, allerdings gelten dafür teils abweichende Regeln. Für eine verbindliche Einschätzung deiner konkreten Situation empfiehlt sich eine Steuerberatung.

Welche Steuernummer gehört auf die Rechnung als Kleinunternehmer?

Die Steuernummer, die dir dein Finanzamt zugeteilt hat. Alternativ kannst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, falls du eine hast.

Wie schreibe ich als Subunternehmer eine Rechnung?

Wie jede andere Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben, fortlaufende Rechnungsnummer und der Hinweis auf §19 UStG, ohne Umsatzsteuer. Bei Bauleistungen vorab mit der Steuerberatung klären, ob Sonderregeln gelten.

Brauche ich als Kleingewerbe eine Handelsregisternummer auf der Rechnung?

Nein, wenn du nicht im Handelsregister eingetragen bist. Dann gibt es keine Nummer, die du angeben könntest, und sie ist keine Pflichtangabe auf der Rechnung.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG bist du nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Eingehende E-Rechnungen musst du aber empfangen können.

Wie vergebe ich die Rechnungsnummer als Kleinunternehmer?

Fortlaufend und einmalig, zum Beispiel 2026-001, 2026-002. Jede Nummer wird genau einmal vergeben, auch stornierte Rechnungen behalten ihre Nummer.

Wie lautet die richtige Formulierung nach §19 UStG auf der Rechnung?

Üblich ist „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Der Wortlaut ist nicht auf den Buchstaben festgelegt, er muss aber klar auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.

Wie hoch sind die Grenzen für die Kleinunternehmerregelung?

Seit 1. Januar 2025 darf der Vorjahresumsatz 25.000 Euro nicht überschreiten, im laufenden Jahr gilt eine Grenze von 100.000 Euro. Prüfe die aktuellen Werte beim Finanzamt, sie können sich ändern.

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt Rechnungen schreiben?

Gegenüber anderen Unternehmen musst du auf Verlangen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Bei Arbeiten an einem Grundstück gilt das auch für Privatkunden. Sonst ist es für dich sinnvoll, aber nicht immer Pflicht.

Wie schreibe ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?

Nur den Endbetrag angeben, ohne Netto, Steuersatz oder Steuerbetrag, und den Hinweis auf §19 UStG ergänzen.

Gibt es für Kleingewerbe eine vereinfachte Rechnung bis 250 Euro?

Ja, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brauchen weniger Pflichtangaben, zum Beispiel keine Kundenanschrift und keine fortlaufende Nummer. Der Hinweis auf §19 UStG bleibt trotzdem nötig.